Service
Gestion des appels entrants : ne manquez plus jamais une opportunité
Les appels entrants représentent souvent le premier contact entre votre entreprise et vos clients ou prospects.
Chaque appel manqué peut se traduire par une vente perdue, un client insatisfait ou une image de marque affaiblie.
Chez Loiretel Services, nous vous proposons une solution de gestion des appels entrants qui garantit un accueil professionnel et personnalisé, tout en vous libérant des contraintes liées à la réception téléphonique.
Plus de 300 professionnels nous ont délégué leurs appels entrants
Fiabilité
Accueil téléphonique personnalisé et réactif
Disponibilité
Gestion de vos appels même en dehors des heures de bureau.
Nous comprenons vos défis : un flux d’appels imprévisible et un accueil client exigeant
Dans votre quotidien, la gestion des appels entrants peut s’avérer complexe et chronophage. Les pics d’appels, l’absence temporaire de personnel ou encore la nécessité d’offrir une expérience client irréprochable sont autant de défis à relever.
Volume d’appels fluctuant et imprévisible
Lors de périodes de forte affluence (promotions, campagnes de communication…), vos lignes sont saturées. Vous risquez de perdre des prospects si vous n’êtes pas en mesure de prendre chaque appel.
Manque de temps pour se concentrer sur vos priorités
Gérer en direct les appels entrants mobilise vos équipes, parfois au détriment de tâches à plus forte valeur ajoutée. Les interruptions constantes nuisent à votre productivité et à celle de vos collaborateurs.
Qualité d’accueil et image de marque
Un accueil téléphonique peu professionnel peut ternir votre réputation auprès de vos clients et partenaires. Vous souhaitez offrir une expérience fluide et conviviale dès les premiers instants.
Besoin de filtrage et d’orientation
Tous les appels ne requièrent pas la même attention. Il est crucial de diriger rapidement les interlocuteurs vers le bon service ou la bonne personne.
Notre offre
Notre offre de gestion des appels entrants : un service adapté à votre entreprise
Pour relever les défis liés à un flux d’appels parfois imprévisible, Loiretel Services met en place une solution globale de réception et de traitement des appels. Nous veillons à la qualité de chaque interaction, du premier « bonjour » jusqu’à la finalisation ou l’orientation de l’appel, afin de respecter votre image de marque et la satisfaction de vos interlocuteurs.
Les bénéfices concrets de notre gestion des appels entrants
En externalisant la réception de vos appels, vous bénéficiez de nombreux avantages qui impactent positivement votre productivité, votre satisfaction client et la réputation de votre entreprise.
Amélioration de l’expérience client
Zéro appel manqué, zéro délai d’attente prolongé.
Interlocuteurs accueillis avec courtoisie et professionnalisme, renforçant votre crédibilité.
Productivité renforcée
Vos équipes internes se consacrent pleinement à leurs missions stratégiques.
Moins d’interruptions imprévues, donc un gain de temps important.
Flexibilité et réactivité
Possibilité d’ajuster les ressources selon le volume d’appels.
Réponse aux pics d’activité et continuité de service, même en cas d’absence ou de congés.
Maîtrise des coûts
Aucune charge liée à l’embauche d’un salarié dédié.
Paiement basé sur le volume d’appels ou un forfait adapté à vos besoins réels.
Notre expertise pour une gestion d’appels entrants de qualité
Forte de plusieurs années d’expérience dans le domaine de l’accueil téléphonique et du support client, l’équipe Loiretel Services s’appuie sur des procédures éprouvées et des outils performants. Nous veillons en permanence à former nos agents aux standards les plus élevés en matière de relation client, de traitement des demandes et de protection des données.
Professions médicales et paramédicales
Cabinets médicaux, dentaires, kinésithérapeutes, infirmiers libéraux
Domaines juridiques et cabinets d’avocats
Accueil des justiciables, prise de rendez-vous client, filtrage des communications urgentes
Services immobiliers
Gestion des appels acquéreurs, demandes de renseignements, prise de rendez-vous de visite
TPE, PME et indépendants
Soutien administratif et accueil téléphonique polyvalent, quelle que soit votre activité
Comment ça marche ?
Nous avons conçu un processus en quatre étapes pour vous garantir une mise en place fluide et un suivi continu.
1. Analyse de vos besoins
Entretien initial pour cerner les spécificités de votre activité, vos horaires, le volume d’appels moyen.
Élaboration d’un script d’accueil et de consignes de traitement adaptées à votre image.
2. Mise en place technique et formation
Configuration de votre ligne et mise en place du transfert d’appels.
Formation des agents dédiés à vos procédures, vos produits et vos valeurs.
Validation par une phase de test et de retours.
3. Gestion opérationnelle continue
Accueil téléphonique, filtrage des appels, prise de messages, orientation.
Possibilité d’étendre les plages horaires ou d’ajuster les ressources lors de pics d’activité.
4. Suivi, reporting et optimisation
Envoi de rapports réguliers (nombre d’appels, retours qualitatifs, questions récurrentes).
Ajustements permanents selon vos retours et l’évolution de votre activité.
Nos engagements : professionnalisme, confidentialité, réactivité et sur-mesure
Notre engagement envers l'excellence se manifeste à travers quatre piliers fondamentaux qui guident chacune de nos actions. Ces valeurs sont au cœur de notre service et garantissent une prestation de qualité supérieure pour tous nos clients.
Professionnalisme : Télésecrétaires diplômées, sélectionnées pour leurs compétences relationnelles et leur rigueur.
Confidentialité : Respect strict des normes de protection des données (RGPD), confidentialité absolue des informations.
Réactivité : Décrochage rapide, adaptation immédiate à vos demandes, flexibilité opérationnelle.
Personnalisation : Chaque client est unique. Notre service s’adapte à vos horaires, vos processus, votre identité de marque.
Ils nous font confiance : témoignages de clients satisfaits
Les retours de nos clients sont la meilleure preuve de l’efficacité de notre service de gestion des appels entrants.
Dr Renard
Médecin généraliste
"Avant de faire appel au télésecrétariat de Loiretel Services, je passais mon temps à décrocher le téléphone entre deux consultations. Les patients s’énervaient lorsqu’ils attendaient trop longtemps, et moi je perdais en concentration. Depuis que j’ai externalisé l’accueil téléphonique, je ne rate plus aucun appel, je peux consacrer 100% de mon attention à chaque patient, et mes rendez-vous s’organisent de manière fluide. Le nombre de plaintes a chuté, et l’ambiance au cabinet est plus sereine."
Me Dubois
Avocat en droit immobilier
"Nos clients sont souvent stressés et pressés. Avant, notre assistante interne était submergée d’appels, ce qui l’empêchait de traiter les dossiers administratifs urgents et créait des délais supplémentaires. Grâce au télésecrétariat de Loiretel Services, chaque client est accueilli avec professionnalisme, les appels sont filtrés, et seules les urgences me sont transférées. Je peux travailler en toute sérénité, et nos clients bénéficient d’une écoute immédiate sans attendre de longues minutes au téléphone. Résultat : une image de marque plus solide et une meilleure satisfaction client."
Sophie Lemaire
Responsable e-commerce
“Pendant nos pics de soldes, le volume d’appels explosait et nous laissions filer des commandes. Depuis que Loiretel gère notre ligne, chaque client est pris en charge et nos ventes ne s’arrêtent plus à 18h.”
Alexis
Gérant d’une PME de construction
"Dans le bâtiment, nos chantiers sont rythmés par des appels de fournisseurs, de clients, de sous-traitants. Avant d’externaliser notre secrétariat téléphonique, je passais la moitié de mes journées à gérer des messages, à rappeler des interlocuteurs que je n’avais pas pu prendre sur le moment. Depuis l’arrivée de Loiretel Services, mes journées sont mieux structurées. Leur équipe gère la prise de messages, organise les rendez-vous avec les équipes techniques, et ne me transfère que les appels prioritaires. J’ai retrouvé un vrai contrôle de mon emploi du temps, et mes clients se sentent mieux accompagnés."
Laura
Directrice d’agence immobilière
"Au sein de notre agence immobilière, les appels entrants fluctuent énormément : durant les pics de visites, nous n’avions pas le temps de répondre à tous les prospects. Résultat, des demandes sans suite, des pertes de leads, et des clients frustrés. Depuis que Loiretel Services s’occupe de la permanence téléphonique, chaque appelant est renseigné rapidement. Leurs télésecrétaires adaptent leur discours, prennent des informations précieuses sur les biens recherchés, et fixent des visites sans que je doive interrompre une consultation sur place. Mes agents sur le terrain gagnent du temps, et nous ne laissons plus passer aucune opportunité."
Isabelle
Conseillère en gestion de patrimoine
"Dans le conseil en gestion de patrimoine, nos clients ont souvent des questions spécifiques et attendent une réactivité à toute épreuve. Avant Loiretel Services, j’étais souvent en rendez-vous et ratais des appels importants, ce qui générait de la frustration. Aujourd’hui, chaque contact entrant est accueilli par une secrétaire dédiée, formée à notre jargon, capable de comprendre le type de demande et de la catégoriser. Je reçois ensuite un récapitulatif clair, avec les urgences, les suivis à prévoir, et des créneaux de rendez-vous déjà proposés. Cela fluidifie mon planning et augmente considérablement la satisfaction de mes clients, qui savent désormais que nous sommes toujours disponibles pour eux."
Quelle est la durée minimale d’engagement et puis-je tester le service avant de m’engager ?
Nous proposons une grande flexibilité. Vous pouvez opter pour un abonnement mensuel ou annuel, selon vos préférences. Dans de nombreux cas, nous offrons une période d’essai sans engagement, vous permettant d’évaluer la qualité de notre accueil téléphonique, le respect de vos instructions et l’adéquation avec vos contraintes. Ainsi, vous pouvez constater par vous-même la valeur ajoutée de notre télésecrétariat avant de prendre une décision.
Comment garantissez-vous la confidentialité et la sécurité des données, notamment dans le cadre RGPD ?
Mon activité est très spécifique (médicale, juridique, technique). Vos télésecrétaires peuvent-elles s’adapter ?
Au-delà des appels, proposez-vous d’autres canaux d’assistance (e-mails, chat, messageries instantanées) ?
Vos télésecrétaires reçoivent-elles une formation continue et comment garantissez-vous leur professionnalisme ?
Comment se déroule l’intégration technique avec mes outils (CRM, agenda en ligne, logiciel métier) ?
Mon volume d’appels varie selon la saison ou certaines périodes (soldes, rentrée, vacances, promotions). Comment gérez-vous ces variations ?
Puis-je personnaliser entièrement le script d’accueil et les consignes de traitement des appels ?
Comment est facturé votre service de télésecrétariat ?
Comment puis-je suivre les performances du télésecrétariat et mesurer l’impact sur mon activité ?
Prêt à optimiser la gestion de vos appels entrants ?
Ne laissez plus vos prospects et clients patienter sans réponse ou tomber sur un répondeur. Confiez-nous la réception de vos appels et profitez d’un service de qualité, modulable selon votre activité et vos contraintes horaires.