Service
Télésecrétariat médical : offrez un accueil patient fluide et professionnel, sans négliger votre cœur de métier
Chez Loiretel Services, nous savons que le quotidien d’un professionnel de santé est intense : consultations, urgences, gestion administrative, suivi des dossiers…
Manquer un appel peut signifier qu’un patient n’a pas pu prendre de rendez-vous ou n’a pas reçu l’information nécessaire.
Notre télésecrétariat médical vous permet d’optimiser votre planning, de réduire votre charge administrative et de garantir à vos patients une prise en charge téléphonique de qualité.
Plus de 300 professionnels de la santé nous font confiance
Accueil Patient
Professionnalisme & bienveillance
Gestion Agenda
Vos rendez-vous médicaux sans stress
Nous comprenons vos défis : un accueil patient exigeant et des journées surchargées
En tant que professionnel de santé, vous faites face à des contraintes quotidiennes qui pèsent lourd : gestion des urgences, concentration durant les consultations, administration de vos dossiers… Manquer le moindre appel ou interrompre votre travail peut générer stress et insatisfaction pour le patient.
Interruptions constantes et concentration perturbée
Entre deux consultations, vous êtes souvent interrompu par le téléphone. Cela impacte votre concentration et la qualité de vos soins. Avec notre télésecrétariat médical, vous déléguez la gestion des appels, tout en étant informé rapidement des urgences.
Appels manqués et patients insatisfaits
Un appel non abouti peut entraîner un retard de prise en charge ou un mécontentement du patient. En externalisant votre secrétariat, vous réduisez drastiquement les appels manqués et assurez une expérience professionnelle dès la première sonnerie.
Surcharge administrative et complexité des plannings
Prendre des rendez-vous, confirmer ou déplacer une consultation, gérer les consignes particulières… La gestion d’agenda médical est complexe et souvent chronophage. Nos télésecrétaires formées s’occupent de tout, de façon méthodique et adaptée à votre spécialité.
Gestion des urgences et des pics d’activité
En médecine, les urgences ne préviennent pas. Lors des périodes de forte affluence (épidémies saisonnières, périodes de vacances…), il est essentiel d’avoir un accueil téléphonique réactif et flexible. Nous adaptons nos ressources pour absorber les pics d’appels.
Notre offre
Nos prestations de télésecrétariat médical : une solution adaptée aux professionnels de santé
Pour vous offrir un service réellement efficace, nous avons conçu des prestations pensées spécifiquement pour les cabinets médicaux, les cliniques, les paramédicaux et toute structure soucieuse de la qualité de son accueil patient.
Les bénéfices concrets de notre télésecrétariat pour votre cabinet médical
Grâce à l’externalisation de la gestion téléphonique, vous gagnez en temps, en sérénité et en qualité de soins. Voici comment nos services s’intègrent à votre pratique pour améliorer votre quotidien professionnel.
Organisation et flexibilité renforcées
Planning plus fluide et moins de rendez-vous manqués.
Possibilité de couvrir vos appels même en cas de congés ou lors de périodes de forte affluence (grippe saisonnière, pandémie, etc.).
Maîtrise des coûts
Pas de charges salariales supplémentaires, ni de gestion RH pour un secrétariat interne.
Paiement uniquement pour le service dont vous avez besoin, sans frais cachés.
Professionnalisme et qualité d’accueil
Des télésecrétaires formées au vocabulaire médical, capables de filtrer les urgences.
Des patients satisfaits, accueillis avec attention et orientés correctement.
Une expertise médicale éprouvée
Nous formons spécifiquement nos équipes aux exigences du secteur de la santé. Qu’il s’agisse d’un cabinet de généraliste, de dentiste, d’une spécialité (cardiologie, dermatologie, ophtalmologie…), ou d’un paramédical (kinésithérapie, ostéopathie, etc.), nous adaptons nos scripts et nos procédures de manière à respecter vos protocoles et vos impératifs de confidentialité (respect du secret professionnel et du RGPD).
Comment fonctionne notre télésecrétariat médical ?
L’objectif est de vous offrir un service fluide, sans complexité technique. Nous avons conçu un processus en quatre étapes, pour un démarrage rapide et efficace.
1. Analyse de vos besoins
Entretien initial pour comprendre votre spécialité, vos horaires, le nombre de consultations/jour, vos protocoles.
Élaboration d’un script d’accueil adapté au vocabulaire médical, à votre charte et à votre style de consultation.
2. Mise en place technique et formation
Configuration de votre ligne téléphonique, intégration avec votre logiciel d’agenda si nécessaire.
Formation de la télésecrétaire dédiée à votre cabinet sur vos consignes et vos procédures internes.
Test et validation avant le passage en production.
3. Gestion continue des appels et de l’agenda
Accueil téléphonique, prise de rendez-vous, suivi des messages, transfert des urgences.
Ajustements en temps réel en fonction de vos retours (ex. : ajout de créneaux disponibles, note spécifique sur un patient, consigne d’urgence).
4. Suivi, reporting et optimisation
Rapports réguliers (appels reçus, motifs les plus fréquents, plages horaires saturées, etc.).
Bilan périodique pour optimiser vos plages de consultation et améliorer le service rendu.
Nos engagements : professionnalisme, confidentialité, réactivité et sur-mesure
Notre engagement envers l’excellence médicale se manifeste à travers quatre piliers fondamentaux qui guident chacune de nos actions. Ces valeurs sont au cœur de notre service et garantissent une prestation de qualité supérieure pour tous nos clients du secteur de la santé.
Professionnalisme : Nos télésecrétaires sont formées pour répondre aux spécificités du domaine médical. Sélectionnées pour leurs compétences relationnelles et leur rigueur, elles maîtrisent le vocabulaire de votre spécialité (généraliste, dentaire, kinésithérapie, etc.) et savent gérer les appels urgents avec sérénité et empathie.
Confidentialité : Conscients de l’importance du secret médical, nous appliquons des protocoles stricts de protection des données (RGPD) et de confidentialité absolue. Nos équipes signent des accords de non-divulgation et respectent vos procédures internes pour garantir la discrétion et la sécurité des informations patients.
Réactivité : Dans le secteur médical, chaque minute compte, surtout en cas d’urgence ou de forte affluence (épidémies, périodes de congés). Notre service assure un décroché rapide et une adaptation immédiate à vos besoins : filtrage des appels urgents, prise de rendez-vous de dernière minute, gestion des changements de planning, etc.
Personnalisation : Chaque cabinet ou structure de santé est unique. Notre télésecrétariat s’adapte à vos horaires de consultation, à la durée de vos rendez-vous, au matériel de gestion de planning (Doctolib, Maiia, Keldoc, Google Calendar, etc.), et à votre image de marque. Ainsi, vos patients bénéficient d’un accueil téléphonique cohérent et parfaitement aligné sur vos pratiques et vos valeurs.
Ils nous font confiance : témoignages de professionnels de santé
Les retours de nos clients constituent la meilleure preuve de l’efficacité de notre télésecrétariat médical.
Dr Renard
Médecin généraliste
"Avant de faire appel au télésecrétariat de Loiretel Services, je passais mon temps à décrocher le téléphone entre deux consultations. Les patients s’énervaient lorsqu’ils attendaient trop longtemps, et moi je perdais en concentration. Depuis que j’ai externalisé l’accueil téléphonique, je ne rate plus aucun appel, je peux consacrer 100% de mon attention à chaque patient, et mes rendez-vous s’organisent de manière fluide. Le nombre de plaintes a chuté, et l’ambiance au cabinet est plus sereine."
Dr Martin
Médecin généraliste
"Depuis que j’ai externalisé mon secrétariat, je ne suis plus interrompu durant mes consultations. Les patients sont mieux pris en charge et je gagne un temps précieux."
Dr Moreau
Dentiste
"J’avais souvent du mal à gérer les urgences dentaires. Loiretel Services filtre désormais les appels et me transfère uniquement les cas critiques, ce qui fluidifie mes journées."
Mme Dubois
Infirmière libérale
"Je suis constamment sur la route. Loiretel Services gère mes appels, planifie mes visites à domicile et informe mes patients en temps réel. Un vrai soulagement !"
Dr Lefèvre
Cardiologue
“Les appels urgents me sont transmis aussitôt, le reste est géré sans m’interrompre. Mes consultations sont beaucoup plus sereines.”
Camille Roy
Kinésithérapeute
“Entre deux patients, je ne cours plus après le téléphone. Loiretel prend mes rendez-vous et je récupère un vrai temps de soin.”
Quelle est la durée minimale d’engagement et puis-je tester le service avant de m’engager ?
Nous proposons une grande flexibilité. Vous pouvez opter pour un abonnement mensuel ou annuel, selon vos préférences. Dans de nombreux cas, nous offrons une période d’essai sans engagement, vous permettant d’évaluer la qualité de notre accueil téléphonique, le respect de vos instructions et l’adéquation avec vos contraintes. Ainsi, vous pouvez constater par vous-même la valeur ajoutée de notre télésecrétariat avant de prendre une décision.
Comment gérez-vous la confidentialité et le secret médical ?
Ma spécialité a un vocabulaire très technique. Vos télésecrétaires peuvent-elles s’adapter ?
Pouvez-vous gérer plusieurs praticiens dans un cabinet médical ?
Vos télésecrétaires reçoivent-elles une formation continue et comment garantissez-vous leur professionnalisme ?
Est-ce compatible avec mon logiciel de rendez-vous (Doctolib, Maiia, Keldoc, etc.) ?
Mon volume d’appels varie selon les périodes (épidémies saisonnières, rentrée, vacances scolaires). Comment gérez-vous ces variations ?
Puis-je personnaliser entièrement le script d’accueil et les consignes de traitement des appels ?
Comment se passe la facturation ?
Comment puis-je suivre les performances du télésecrétariat et mesurer l’impact sur mon activité ?
Prêt à simplifier votre quotidien et à améliorer l’accueil de vos patients ?
Ne laissez plus la gestion des appels téléphoniques vous détourner de votre mission première : soigner. Notre télésecrétariat médical est conçu pour vous offrir une organisation sur-mesure, une relation patient de qualité et une réduction de votre charge administrative.